Signature électronique word : comment signer un document ?

Plus sûre et rapide, la signature électronique word gagne désormais en popularité, notamment en permettant de réduire le temps des échanges physiques et d’imprimés. Sa valeur juridique est la même que celle qui figure dans un document manuscrit. Découvrez les étapes à suivre pour la réaliser.

Quand utiliser la signature électronique word ?

Au lieu d’imprimer des lettres et des documents et de les poster, il est beaucoup plus facile d’utiliser Word pour ajouter une signature. C’est parce qu’il est sécurisé et facile à remplir.

Vous pouvez également l’utiliser pour envoyer une lettre type, une procuration, un reçu, un contrat ou un devis en ligne. La signature électronique de Word offre une authenticité indéniable pour la personne à qui elle est attribuée. Vous pouvez l’utiliser pour signer un document, confirmer la réception d’une lettre ou souscrire à un service dans un court laps de temps.

Quelles sont les valeurs juridiques d’une signature électronique word ?

La procédure de signature électronique word garantit les points suivants sur le plan juridique : 

• L’authenticité du signataire grâce à une vérification d’identité améliorée ;
• L’intégrité des documents, qui n’ont pas été altérés par les agents extérieurs (poussière, goutte d’eau, etc.) ;
• L’irréfutabilité, qui démontre l’originalité du document pour le signataire ;
• La notarisation électronique, si nécessaire.

Une fois que vous avez signé par la voie du numérique un document word, vous pouvez l’enregistrer au format PDF afin de pouvoir mieux le conserver et le partager avec vos contacts.

Comment réaliser la signature électronique word ?

Utiliser Word pour sa signature électronique

Au lieu de renvoyer le document papier signé par courrier électronique, vous pouvez vous tourner vers la signature électronique word. En fait, cela vous évite de scanner l’imprimé, ce qui est un traitement fastidieux, voire inutile. Les logiciels tels que Microsoft Word intègrent toutes les fonctionnalités nécessaires à la signature d’un document. Il est même possible d’intégrer une signature manuscrite dans une lettre numérique afin d’éviter d’avoir recours au papier.

Notez qu’avec les fonctionnalités limitées de la version en ligne gratuite de Word, vous pouvez simplement insérer un fichier image de votre signature manuscrite. 

Il existe sur ce logiciel des fonctions qui permettent d’ajouter une ligne de signature et d’insérer une signature numérique. Elles ne fonctionnent que sur Word pour Windows. En revanche, l’intégration manuscrite sera nécessaire sur Mac avec les dernières versions de Microsoft Office. 

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Les étapes à suivre pour réaliser une signature électronique sur Word

Étape 1 : Lancer Word

• Lancez Word, puis ouvrez le document auquel vous souhaitez ajouter une signature.
• Sur le ruban Fonction, entrez dans « Insertion ».
• Cliquez ensuite sur « Signature » dans l’onglet « Texte ».

Une fenêtre intitulée « Signature Setup » ou « Configuration de signature » apparaît. Il convient à présent de remplir les champs d’informations appropriés : nom du signataire, titre ou fonction…, puis de confirmer l’enregistrement par OK et de fermer la rubrique.

Étape 2 : Positionner la signature

Un champ de signature s’affiche sur le document. Vous pouvez le positionner selon votre convenance. Après votre sélection de la signature, vous pouvez utiliser les boutons « Aligner à gauche », « Aligner à droite » ou « Centrer » se trouvant dans l’onglet « Accueil » histoire de bien la placer. 

Étape 3 : Installer un certificat de sécurité

En général, il est important d’installer un certificat de sécurité pour sa signature électronique word. Dans le cas où vous n’en détenez pas, Word vous redirigera vers un partenaire Microsoft, qui peut en fournir. Cependant, il est possible d’en créer à l’aide d’un logiciel spécial comme Selfcert, qui est incorporé en standard avec Microsoft Office.

• Ouvrez le dossier où est installé Microsoft Office
• Trouvez le sur le lecteur C : (C:Program Files (x86)Microsoft OfficerootOffice16)

Étape 4 : Attribuer un nom au certificat

• Double-cliquez sur le logiciel Selfcert.exe afin de l’ouvrir.
• Une fenêtre « Créer une signature numérique » s’affichera ensuite. Renommez le certificat et cliquez sur « OK ».

Étape 5 : Saisir le nom du signataire

• Revenez sur votre document Word et double-cliquez sur la ligne de signature.
• La fenêtre Signature une fois ouverte, saisissez votre nom dans le champ de saisie ou le nom de la personne qui signe.

Étape 6 : Insérer l’image

• Allez dans « Insertion d’images »
• Cliquez sur « À partir d’un fichier » et parcourez les dossiers de votre ordinateur
• Localisez l’image, puis cliquez sur « Ouvrir »

L’image de votre signature apparaîtra ensuite dans la fenêtre afférente.

Étape 7 : Bien noter le message adressé à votre attention

• Que vous ayez saisi votre nom ou inséré l’image de votre signature, cliquez enfin sur le bouton « Signer ».
• La signature authentifiée figure dans la ligne de signature. Veuillez ensuite noter que si vous modifiez les informations dans votre document après l’avoir certifié, votre signature numérique sera invalide et vous allez devoir répéter l’opération. Le message ci-dessous l’indique.

Si vous ouvrez à nouveau un document signé avec la ligne de signature validée, Word pour Mac et Word pour Windows vous permettent de le modifier. Mais vous devrez tout de même le signer encore une fois, ce qui n’est possible que sur Word pour Windows. Dès que vous cliquez sur le bouton « Modifier quand même », faites attention, car votre document sera enregistré automatiquement sans signature. Ainsi, si vous souhaitez conserver l’original authentifié sans modification, faites une copie du document avant sa réouverture. 

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D’autres étapes pour réaliser différemment sa signature sur Word

Étape 1 : Griffonner sa signature avec un appareil ou une appli

Il existe une autre méthode pour réaliser une signature électronique sur Word.

• Enregistrez votre ligne de signature sous forme de fichier image, puis insérez-la à la manière d’un fichier graphique dans votre document word. 
• Vous pouvez y ajouter du texte comme votre nom et votre statut et conserver ce « bloc-signature » pour d’autres usages à l’avenir.

Il est aussi possible de procéder à l’inscription manuelle de sa signature :

• Inscrivez votre signature au milieu d’une feuille de papier blanc, en utilisant un stylo noir.
• Si vous avez à votre disposition une imprimante multifonction ou un scanner, servez-vous-en afin de numériser votre paraphe, puis enregistrez-le sous forme de fichier Jpeg ou PNG.

Si le signataire ne dispose pas d’un scanner, il peut utiliser son smartphone en prenant en photo sa signature. Il est également intéressant de recourir à une application de dessin pour Android ou iOS.

• Au moyen de l’appli, signez avec votre doigt sur votre écran tactile, puis procéder à l’enregistrement de l’image au format Jpeg ou PNG. 
• Envoyez-la par la suite par courrier électronique à vous-même, en pièce jointe.

Étape 2 : Insérer l’image dans le document Word

• Une fois que vous avez téléchargé votre paraphe depuis votre Mac ou votre ordinateur, collez-la dans le document Word à l’endroit souhaité.
• Sous Windows, dans l’onglet « Insertion », cliquez sur « Images », puis sur « Cet appareil » Insérer une image à partir de cet appareil ».
• Sous Mac, dans la section « Insertion », cliquez sur « Images », puis sur « Image à partir d’un fichier ».

Étape 3 : Redimensionner l’image

Vous pouvez redimensionner l’image de votre signature rien qu’en faisant glisser exclusivement les poignées situées sur les quatre coins afin de préserver son rapport hauteur/largeur. Autrement, vous risquerez de la déformer. 

Sur la capture d’écran ci-dessous, la poignée dans le coin inférieur droit est celle qui est saisie.

Étape 4 : Recadrer l’image

• Si l’image comprend des parties indésirables, faites un double-clic sur celle-ci dans le but de la sélectionner et cliquez sur la section « Taille de l’image », puis sur « Rogner » (l’onglet Taille, sur Windows).
• Utilisez les huit poignées pour le recadrage de l’image selon la zone utile. Faites glisser une ou la totalité, si nécessaire. 
• Cliquez encore une fois sur l’icône Rogner afin de confirmer vos modifications.

Étape 5 : Améliorer l’image

Sur Mac comme sur Win, la section « Format de l’image » comporte diverses fonctions d’amélioration des images : Couleur, Ajustements, etc. Utilisez-les pour la correction de votre visuel.

Étape 6 : Enregistrer en tant qu’image

Enfin, faites un clic droit sur l’image et sélectionnez « Enregistrer en tant qu’image » afin de la sauvegarder dans un dossier graphique séparé. Votre paraphe est par conséquent disposé à être utilisé avec n’importe quelle appli.

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