Gérer une association implique de nombreuses tâches et responsabilités. Cela concerne tant les aspects humains que techniques ou organisationnels. Toutefois, malgré la difficulté de cette mission, vous pouvez vous servir de plusieurs logiciels et outils en ligne pour vous faciliter la vie.
Gestion des membres d’une association et des adhésions
D’emblée, une association est constitué par des hommes et femmes qui travaillent selon des objectifs communs. Comme il s’agit d’une organisation à taille humaine, le responsable associatif doit donc connaitre tous les membres. Une base de données correspondante doit être disponible et rester actualisée.
Pour y parvenir, une personne doit d’abord être désignée comme responsable de la base de données. Ensuite, les renseignements à obtenir sur les membres doivent être préalablement connus. Il faut par la suite établir des procédures de saisie des données pour savoir qui fait quoi, où, comment et pourquoi (QQOQCP). Le détenteur de la base de données doit se rendre compte de ces règles et avoir le contrôle de ces renseignements. Pour éviter les erreurs de saisie, il faut bien former les personnels. En outre, la mise à jour de la base de données est importante. Pour prévenir tout risque de pertes d’archives, vous devez effectuer de nombreuses sauvegardes. En vue de garantir la confidentialité des données, optez pour une sécurisation par mots de passe. Enfin, il faut noter qu’Excel n’est pas le meilleur outil, vu la multiplicité des erreurs et la limite de partages, dont il fait l’objet.
Les cotisations d’adhésion constituent une source de financement importante pour une association (si cette étape est payante). C’est pourquoi vous devez mettre les chances de votre côté lors de la période de campagne d’adhésion. Aujourd’hui, il est possible de choisir la prospection en ligne pour gagner du temps et prévenir les erreurs de saisie de données ainsi que d’autres tâches liées au traitement des dossiers physiques. Faites une recherche sur Google, vous trouverez différents outils pour vous guider dans cette activité.
Plus globalement, comme outil en ligne pour la gestion de communauté, nous pouvons vous conseiller Bubble You par exemple. C’est un site en ligne où votre communauté à son propre espace. Pour le gestionnaire de l’association, l’échange et la gestions des membres sera plus facile.
Gestion de trésorerie d’une association
Embaucher un expert-comptable n’est pas à la portée de toutes les associations. Cependant, il vous est indispensable de maîtriser les techniques de base de la comptabilité d’association.
Vous pouvez par exemple réaliser une comptabilité de trésorerie. En totalisant les dépenses et les recettes mensuelles, vous dégagerez un résultat. Cela permet d’en vérifier la concordance avec la somme en banque. Pourtant, cela n’offre pas la possibilité d’obtenir des états financiers comme un bilan, donc vous n’aurez pas quoi à présenter aux bailleurs.
Par ailleurs, vous pouvez entreprendre une comptabilité d’engagement en vue de distinguer la dette du paiement. Cela vous permet de mieux saisir la situation financière de votre organisation.
Vous devez ensuite vous servir d’un plan comptable associatif (PCA). Ce document comprend huit classes de comptes et permet de mieux catégoriser vos flux comptables.
Si vous engagez un trésorier dont l’exercice comptable, les notions de créances et de dettes et les autres activités y afférentes ne rentrent pas dans ses compétences, vous ferez mieux de trouver un logiciel comptable dédié à cet effet sur internet.
Le budget prévisionnel
La loi n’impose pas à une association d’établir son budget prévisionnel. En revanche, il s’agit d’un document clef dans la gestion d’une association. Il sert à prévoir les mouvements financiers au cours de l’exercice comptable, anticipant ainsi les recettes et dépenses. A la base, votre association doit disposer d’un budget équilibré.
En vue d’établir un budget prévisionnel, vous pouvez baser vos calculs soit sur les dépenses envisagées soit sur les recettes. Le choix de la méthode dépend notamment du business modèle de votre association et celui de votre projet associatif.
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Organisation de la toute première Assemblée Générale
Une Assemblée Générale désigne le meilleur moment pour décider de l’avenir de votre association. Il est ainsi crucial de songer à son bon déroulement.
On distingue deux sortes d’Assemblées Générales, à savoir :
- Les sessions ordinaires où les décisions sont prises vis-à-vis du fonctionnement de l’association ;
- Les sessions extraordinaires où l’ordre du jour consiste en des motifs plus exceptionnels : modification du statut, élection de nouveaux membres, dissolution de l’association…
Toute assemblée générale suit trois parties :
- Pointage moyennant une fiche de présence ;
- Election du président de la séance ;
- Prises de parole.
A la suite d’une assemblée générale, les décisions prises sont récapitulées dans un procès-verbal (PV).
Gestion événementielle
Pour faire connaitre et vivre votre association, il vous est important d’organiser des événements. Pour mieux en réussir un, il faut en assurer la meilleure organisation. Pensez donc aux invitations, aux animations, aux thématiques, à la logistique… Un tas de tâches à faire, il suffit d’être méthodique. Voici les étapes à suivre :
- Définition de l’objectif ;
- Recherche du lieu pour votre événement ;
- Construction d’une équipe organisatrice et répartition des tâches ;
- Création d’un lien d’inscription en ligne ;
- Envoi des invitations, dont des newsletters ;
- Partage sur les réseaux sociaux ;
- Finalisation de l’évènement (rappel par mail, to do liste…) ;
- Réalisation de l’évènement tout en veillant sur le bon engagement de l’équipe ;
- Renforcement des relations avec les invités : mots de remerciements, partage des photos, séance d’informations sur les futurs projets associatifs…
- Etablissement du bilan de votre événement avec toute l’équipe.
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Gestion logistique
Outre les préparatifs comptables et la gestion des membres et nouveaux adhérents, vous devrez vous miser également sur le côté logistique. En effet, un local ou un siège permet aux membres de votre association de se réunir et d’effectuer différentes activités. Il s’agit également de l’endroit où le public et vos partenaires pourront vous retrouver pour faire un don, adhérer à l’association, etc.
Pour trouver un local pour votre association, en plus des annonces classiques et les réseaux (sociaux et professionnels), il faut souligner que toutes associations conformes à la loi 1901 disposent du droit à un local gratuit. Cela pourrait être un bien public ou privé. Pour le premier cas, il suffit de déposer votre demande auprès de la mairie, au président du conseil régional, au président du conseil général ou à la préfecture. Une redevance symbolique vous sera demandée. Dans le cas d’un bien privé, une souscription à un contrat d’assurance est souvent requise si les prêteurs n’imposent pas le paiement d’une caution.
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