Pour mieux gérer son temps lorsqu’on est freelancer, on a besoin des meilleurs outils d’automatisation. Il existe de nombreux outils d’automatisation pouvant aider les freelances à reprendre le contrôle de leur temps. Découvrez les meilleurs d’entre eux.
Être indépendant implique d’avoir une grande quantité de tâches à gérer pour que son entreprise continue à fonctionner et reste rentable. Pour assurer un flux constant de clients, vous devez faire la publicité de vos services, répondre aux demandes et faire des relances. Une fois que vous avez trouvé du travail, vous devez vous passer par des réunions et des courriers électroniques. Et à la fin d’une mission, vous devrez vous pencher sur la question de la facturation.
Toute cette administration peut parfois accaparer votre journée et vous laisser, finalement, que très peu de temps pour votre faire le travail rémunéré. Cependant, grâce à différents outils d’automatisation, vous pouvez gagner du temps, éviter les erreurs et réduire le stress lié à la gestion d’une entreprise indépendante.
1. Mention : le meilleur outil d’automatisation pour comprendre votre cible
Les médias sociaux jouent un rôle important dans la publicité de vos services de freelance et la prospection de nouveaux clients. Pour cela, vous avec de nombreux outils pour vous aider à programmer vos publications sur les médias sociaux, vous permettant même de rediffuser ou de conserver automatiquement des publications provenant d’autres sources.
Mais avant de commencer à programmer vos médias sociaux, vous devez savoir ce que vous devez publier afin d’attirer de nouveaux clients. La meilleure façon d’y parvenir est de disposer d’un outil d’écoute sociale qui vous aide à étudier à la fois votre domaine d’expertise et vos concurrents.
La version gratuite de Mention vous permet de configurer une alerte, qui suit les sites d’information, les blogs, les forums et les médias sociaux. Cette alerte peut suivre les mentions de votre propre marque, examiner vos concurrents ou rechercher des mots clés spécifiques liés à votre domaine.
Au lieu de vous inscrire à diverses lettres d’information et d’effectuer des recherches sur le web, vous pouvez vous renseigner sur les tendances dans votre domaine en un seul endroit. Le plan gratuit du site vous permet également de programmer des messages sur trois profils sociaux, une façon d’automatiser encore plus cette tâche.
2. Calendly : prévoir des réunions
Les réunions jouent un rôle important dans l’obtention de nouveaux clients et dans la gestion des projets en cours. Au début, lorsqu’un client n’est pas sûr que vos services correspondent exactement à ses besoins, une courte réunion de présentation peut aider à conclure l’affaire. Plus tard, les réunions sont un excellent moyen de régler les malentendus et d’aligner les attentes.
Toutefois, la planification des réunions peut devenir une tâche longue et fastidieuse. S’assurer que tout le monde est disponible en même temps, surtout dans des fuseaux horaires différents, peut créer un va-et-vient interminable par courrier électronique. Il existe de nombreuses applications qui permettent de programmer des réunions, mais notre outil d’automatisation préféré est Calendly.
La version gratuite offre une intégration à votre Google Agenda ou à d’autres calendriers populaires, ce qui vous permet de partager vos disponibilités sans rendre public votre agenda personnel.
Vous pouvez simplement envoyer votre lien Calendly à la personne que vous souhaitez rencontrer, et elle choisira parmi les heures que vous avez définies à l’avance, en les affichant dans son fuseau horaire local. L’événement apparaîtra alors sur le calendrier de chacun.
Le logiciel s’intègre aux conférences en ligne telles que Zoom et Microsoft Teams, ce qui vous permet de gagner du temps en créant un lien pour chaque réunion. Il envoie également des e-mails de rappel avant les rendez-vous, pour s’assurer que tout le monde soit à l’heure. Si vous avez un site web personnel, vous pouvez également l’ajouter à ce dernier.
3. Modèles et filtres Gmail : Créer des réponses automatiques
Les courriers électroniques sont une autre source de perte de temps : les clients potentiels s’informent sur votre service, tandis que les clients existants cherchent un rapport de situation. Beaucoup de ces courriels deviennent assez répétitifs. Pour gagner du temps, vous aurez besoin d’un bon outil d’automatisation pour vos mails.
Heureusement, si vous utilisez Gmail, il existe non seulement un moyen de créer des modèles, mais aussi un moyen d’envoyer certains d’entre eux automatiquement à l’aide de filtres.
Tout d’abord, vous devez activer les modèles dans vos paramètres avancés. Ensuite, composez un nouveau courriel pour répondre à chacune de vos questions fréquemment posées. Au lieu de l’enregistrer comme brouillon, choisissez plutôt de l’enregistrer comme modèle. S’il s’agit d’un envoi manuel, vous pouvez laisser des espaces pour les détails tels que le nom, l’estimation du prix, etc.
Pour envoyer automatiquement un modèle de courriel, vous devez créer un nouveau filtre. Choisissez les mots clés les plus pertinents pour cette demande et, dans les actions de filtrage, cochez « Envoyer le modèle ».
Par exemple, une phrase clé peut être « Quel est votre tarif ? », pour laquelle vous aurez un courriel prérédigé détaillant vos forfaits et services.
4. Zoho Invoice : l’outil d’automatisation pour ne plus réclamer un facture
Si certains freelances choisissent de gérer leurs factures sur une feuille Excel et d’utiliser un modèle de facture standard, il existe un moyen beaucoup plus simple et organisé de se faire payer, avec toute une série d’applications de facturation. Notre préférée est Zoho Invoice, qui comporte tellement de fonctionnalités dans son plan gratuit que vous n’aurez peut-être jamais besoin de la payer.
Vous pouvez créer un modèle de facture avec toutes vos coordonnées bancaires et vos conditions générales à utiliser avec n’importe quel client. Vous pouvez également générer des tâches régulières à un prix fixe, ce qui vous permet de gagner du temps en vous évitant de saisir les détails chaque fois que vous produisez une nouvelle facture.
Une fois que vous êtes prêt à envoyer la facture, l’application fournit également un modèle de courriel, que vous pouvez modifier si nécessaire. Si vous choisissez de connecter Zoho à un système de paiement en ligne (tel que PayPal), l’application met à jour le statut de la facture et envoie une note de remerciement lorsque vous recevez le paiement. Cela vous permettra de savoir quels comptes doivent faire l’objet d’un suivi.
Mais le suivi est également plus facile avec Zoho, car vous pouvez définir un certain nombre de rappels automatiques pour les factures impayées, ce qui vous évite de devoir les réclamer. Le logiciel vous permet également de suivre le temps passé par les clients pour lesquels vous facturez à l’heure, puis de générer une facture à partir de ce temps. Vous pouvez même établir des factures récurrentes pour les missions à prix fixe.
5. Zapier : l’outil d’automatisation pour tout le reste
Avec les applications mentionnées ci-dessus, nous avons parlé d’intégration, c’est-à-dire de la manière dont un logiciel peut se connecter à un autre pour créer une automatisation. Mais que se passe-t-il lorsque vous voulez connecter deux applications qui n’ont pas d’intégrations ? pour cela, vous avez l’application magique Zapier.
Il faudrait un article entier pour parler des différentes options disponibles dans Zapier. En bref, il vous aide à créer des flux de travail impliquant presque tout ce qui est en ligne, où vous pouvez « le régler et l’oublier ».
Par exemple, vous pouvez partager les nouvelles mentions de Twitter sur Slack. Ou vous pouvez envoyer des courriels de suivi aux nouveaux répondants de Typeform. Vous pouvez même recevoir de nouveaux messages Facebook sous forme de SMS.
Les possibilités sont infinies, et avec la version gratuite de Zapier, vous pouvez créer jusqu’à 100 tâches par mois. C’est plus que suffisant pour automatiser une série d’actions, mais vous risquez de devenir dépendant de votre administrateur indépendant.
Quelles tâches devriez-vous automatiser ?
Il existe de nombreux outils d’automatisation, surtout… si vous êtes prêt à payer. Ces outils peuvent vous faciliter la vie en tant que freelance, mais ce n’est pas parce qu’une tâche peut être automatisée qu’elle doit l’être.
La touche personnelle peut être très utile, surtout en freelance. Les clients qui se tournent vers les freelances pour obtenir de l’aide cherchent généralement à établir une relation de travail, c’est l’une des raisons pour lesquelles ils n’ont pas choisi une agence ou une grande entreprise.
Des tâches telles que les messages de premier contact, la programmation de réunions et la mise à jour des fichiers peuvent être automatisées. Cependant, il est important d’investir un peu plus de temps pour prouver au client que vous voulez apprendre à le connaître et que vous vous intéressez à son travail. Cet effort supplémentaire les incitera à revenir pour en savoir plus.
