Comment planifier un voyage d’affaires à la perfection ?

Il y a quelques années, certaines personnes étaient devenues des spécialistes des voyages d’affaires. Ils en profitaient pour prendre quelques jours de congé pour visiter la ville, une fois leur travail complété. Alors que la vie commence tout juste à reprendre son cours, il est intéressant de se pencher, à nouveau, sur les conditions qui favoriseront la réussite d’un voyage business.

Commencer par planifier le départ

Lors de la recherche de billets d’avion, il faut tenter de trouver un vol de première heure et un retour en soirée. Ainsi, on maximise notre passage dans la ville, sans ajouter aux frais des coûts de séjour. Il faut éviter, si possible, une nuit d’hôtel inutile. Seuls des tarifs prohibitifs pour le vol, qui dépasseraient le prix d’une chambre d’hôtel, devrait nous faire changer d’avis sur le sujet.

Ensuite, il faut partir à point, le matin, mais surtout, trouver sa place de parking avant même de quitter le domicile. En effet, grâce à une application, il est désormais possible de trouver un parking à proximité de l’aéroport qui coûtera moins cher et duquel nous pourrons accéder à l’aéroport aisément. Voici un exemple de parking à Bordeaux qui vous fera comprendre le fonctionnement de ce service, duquel il sera difficile de vous passer, pour les prochains voyages, tellement il rend l’arrivée à l’aéroport pratique et confortable.

Ensuite, planifier l’arrivée

Lors des préparatifs de voyage, le choix de l’hôtel, de votre appartement, ou de votre chambre d’hôte est crucial. Aujourd’hui, il ne fait aucun sens de surpayer pour une chambre, alors qu’il existe un très grand nombre de sites web qui permettent de trouver celle qui conviendra, au meilleur tarif. Utiliser le comparateur de votre choix, qui proposera les locations disponibles, dans le quartier désiré. C’est en effet une des préoccupations les plus importantes, pour réussir son voyage d’affaires.

Il est impensable d’avoir à faire un long trajet, afin de se rendre dans les bureaux de la personne que l’on doit rencontrer. Si le voyage inclut plusieurs rencontres de personnes d’entreprises différentes, alors il faudra centraliser son choix de résidence, afin de n’être pas trop loin d’aucun d’eux. Si cela est impossible, car ils sont trop distants les uns des autres, alors il faudra s’assurer de se laisser suffisamment de temps entre deux réunions. Selon les déplacements dans la ville (et en dehors), il faudra penser à réserver une voiture de location, ou encore de planifier ses déplacements par transports publics, avant même de quitter vers notre destination. Cela épargnera temps, panique et argent, une fois sur place.

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Préparer toutes les rencontres avant de partir

En affaires, il faut être préparé. Sinon, la première impression de votre hôte, à votre égard, sera négative. Personne ne cherche à collaborer avec des personnes confuses et qui ne sont pas clairvoyant. C’est pourquoi chaque élément qui sera discuté, se doit d’avoir un dossier unique sur l’ordinateur portable. Il en va de même pour les documents physiques, le cas échéant. Si l’on rencontre des clients mieux connus, il est recommandé de venir en compagnie d’un petit cadeau, qui représente la région d’où nous venons.

Il faudra aussi être prêt à clore la discussion de manière positive et concrète. Il est donc important de partir avec des contrats prêts à signature, afin de confirmer par écrit la collaboration, quelle qu’elle soit. Le besoin échéant, on pourra toujours ajuster celui-ci, en créant une nouvelle version, une fois sur place. Mais il est préférable de se saisir de l’opportunité pour confirmer l’entente. C’est mieux que de faire parvenir un contrat quelques jours plus tard, par e-mail.

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Procéder à un suivi en soirée

Malheureusement, toutes les rencontres ne se terminent pas par la signature d’un contrat. Parfois, le client s’attend à recevoir de l’information de notre part, pour compléter la présentation. Dans ce cas, il ne faut surtout pas attendre. Dès notre arrivée à notre chambre, on doit préparer la documentation et la faire parvenir à la personne rencontrée plus tôt. Cette réponse immédiate démontre notre capacité à répondre aux besoins, rapidement et efficacement. C’est une note positive, qui pourrait facilement faire pencher la balance de notre côté, plus tard.

Les repas aux restaurants

Si des déjeuners ou dîners clients sont prévus, alors il faut s’occuper de leur préparation avant notre départ pour le voyage. Aujourd’hui, grâce à TripAdvisor, il est possible de se renseigner sur la qualité des restaurants, dans le monde entier, ainsi que leur coût. Comme l’application permet de les rechercher sur une carte, il est facile de trouver celui qui se situe le plus près des bureaux du client. Une fourchette de prix est aussi indiquée, ce qui nous permet de choisir sans surprise. C’est aussi une façon d’épater notre hôte. En effet, il est possible que nous lui fassions découvrir un nouveau restaurant de qualité, dans sa propre ville. Une belle surprise !

Profiter des soirées et de jours additionnels (si possible)

Pour être heureux, il faut savoir balancer travail et perso. Rien de mieux pour y parvenir que de profiter pleinement du temps libre dont nous disposons, une fois sur place. Cela commence par les soirées. Parfois, des clients offriront de passer la soirée avec nous, afin de nous faire découvrir leur ville. Non seulement, il serait rude de refuser, mais surtout, ce serait de manquer une occasion unique : celle de découvrir une nouvelle ville en compagnie de quelqu’un qui y habite. Et si ce n’est pas le cas, il ne faut pas hésiter à se balader dans les rues du centre-ville, une fois les tâches de la journée complétées.

Il est recommandé de prendre quelques jours de congé, afin de découvrir les sites à ne pas manquer de la ville. S’il est impossible de le faire sur des jours ouvrables, alors on planifiera le voyage afin qu’il se termine un vendredi, pour poursuivre notre découverte, durant le week-end. C’est un moyen de voyager à moindre coût, et cela permet de mieux comprendre le client, une fois que l’on s’est baladé dans son environnement. Les voyages d’affaires sont enfin de retour. Si vous voulez vraiment en profiter, assurez-vous qu’ils soient fructueux. Sinon, vous pourriez vous retrouver de ceux-ci dans le futur.