Prospecter, négocier avec ses clients, établir des devis, envoyer des factures, faire des relances, sans compter la production de son activité. On peut s’y perdre très vite, sans compter toutes les tâches du quotidien, cela nuit à notre productivité. Car oui, lorsqu’on pense à l’activité globale d’un freelancer, on oublie aussi que de nombreux et nombreuses freelances sont mamans, papas, ont une vie familiale. En plus de leur activité professionnelle, qui dépasse bien souvent le cadre des 35H par semaine, il faut aussi compter le temps pour faire les courses, l’entretient de sa maison ou son appartement, sa vie de famille, ses loisirs, etc.
Par ailleurs, il est important de souligner que les logiciels de facturation vous permettent aussi de recevoir des paiement en ligne. En effet, la plupart de ces outils vous offre la possibilité d’envoyer des factures, mais aussi d’être payé grâce à un partenaire de paiement comme Stripe ou PayPal par exemple. Cela facilite ainsi le processus et vous augmentez vos chances d’être payé rapidement. Adieu le temps où vous deviez attendre après le facteur pour recevoir vos chèques. Les fonctionnalités de suivi vous permettent aussi de voir si la facture a bel et bien été reçue.
Êtes-vous le genre de personne qui perd toujours tous ses papiers? Classez tous les documents importants, vos dépenses et vos factures directement dans votre logiciel de facturation. Il ne suffit souvent que de quelques clics pour enregistrer ou importer une photo d’une facture. N’oubliez aucune dépense déductible! Lorsqu’il sera le temps de passer chez le comptable, tous vos dossiers seront alors en ordre. Pensez aussi qu’il y aura moins de papier si vous passez à la facturation en ligne.
Il est souvent possible de créer des devis facilement grâce aux logiciels de facturation, ce qui est très utile si vous êtes un freelance à la recherche de nouveaux contrats. Vous n’avez qu’à entrer les coordonnées de votre client potentiel et décrire la prestation offerte. Prenez le temps de comprendre les besoins, puis offrez un prix pertinent. Et lorsque votre devis est accepté, vous pouvez rapidement transformer le tout en facture. C’est aussi simple que ça.
Alors comment gagner du temps lorsqu’on est freelance et qu’on a tant de choses à gérer ? Le moyen le plus efficace pour gérer vos tâches quotidiennes en tant que freelance est d’utiliser les meilleurs outils, qui permettent non seulement de mieux gérer vos tâches mais aussi de pouvoir automatiser certaines au maximum.
Pourquoi gérer son activité de freelance en ligne ?
Gérer son activité de freelance en ligne permet d’avoir une meilleure organisation sur toutes les tâches et les demandes des clients. Un outil de gestion complet comme Freebe, qui est un éditeur de facture facile et intuitif, permet de gagner énormément de temps pour la facturation et le suivi des factures envoyées aux clients. Il est vrai, ce n’est pas la partie préférée des freelances. Lorsqu’on devient indépendant, on souhaite s’accomplir pleinement dans son activité, sa passion, mais pas forcement dans la paperasse ! Le temps passé sur les devis, les facturations, le classement des documents peut devenir contraignant. En plus de gagner du temps, vous allez aussi gagner en sérénité.
Si vous avez plusieurs tâches dans une journée, les outils de gestion en ligne vous permettront de mieux vous organiser et de n’oublier aucune tâche. En effet, vous économisez plus de temps en utilisant les outils en ligne qui sont automatiques plutôt que de gérer manuellement vos activités avec un tableur, un carnet, des factures papiers, etc.
Vous pourrez donc optimiser votre temps de travail en maximisant le temps passer sur chaque mission. Gérer son activité de freelance en ligne permet donc d’améliorer votre productivité. Votre objectif sera d’être efficace, tout en gagnant un temps précieux pour vos activités annexes. Concrètement, une bonne organisation est d’ailleurs nécessaire pour pouvoir profiter pleinement du statut de freelance.
Les outils de gestion intelligents sont donc des alliés indispensables si vous voulez entamer sereinement une carrière en tant que freelance.
Comment automatiser la facturation avec ses clients ?
Automatiser la facturation avec ses clients est très simple grâce aux outils de gestion en ligne. En effet, ces outils complets vous permettent de générer des factures conformes à la loi et qui contiennent toutes les données du client et de votre entreprise.
Ces outils sont bien plus rapides que les tableurs, qui peuvent prendre plus de temps et vous occuper longtemps si vous devez facturer plusieurs clients. La majorité des freelances « s’auto-forme » sur ces sujets, ce qui fait encore perdre du temps surtout lorsqu’on se lance en autoentrepreneur.
Avec des outils de facturation, il suffit d’ajouter vos clients à la base de données, renseigner vos différentes prestations et ensuite remplir les informations nécessaires pour générer une facture, qui pourra ensuite être tout de suite envoyer au client. Grâce aux outils de facturation en ligne, vous pouvez générer une facture en seulement quelques minutes. Vous n’aurez donc plus à dépenser autant de temps sur les tâches administratives, qui ne sont, bien souvent, pas facturées lors de vos missions. Plus besoin de tout saisir vous-même sur un tableur, l’outil utilise les informations que vous avez préalablement enseigné pour vous faire gagner du temps. Certains outils de facturation en ligne permettent même de faire un suivi des paiements effectué par les clients et peuvent automatiquement les relancer après un délai prédéfini. Encore une action en moins, qui de plus, n’est jamais très agréable !
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Quel intérêt de tracker son temps en freelance ?
Sans tomber dans le fordisme et l’ultra-productivité, il est quand même intéressant d’optimiser son temps. Comme dit précédemment, gagner du temps permet soit d’engranger de nouvelles missions, soit de passer plus de temps pour ses loisirs ou sa vie personnelle. Alors, comment savoir si on optimise bien son temps ?
L’utilisation des outils de time tracking est important lorsqu’on travaille en freelance, parce qu’il permet de mesurer le temps passer sur une tâche. D’autant plus que s’il vous arrive de gérer de nombreuses missions de plusieurs clients différents, il est important de pouvoir calculer le temps passer sur chaque mission pour pouvoir facturer correctement votre client. Dans une moindre mesure, ça peut être aussi un gage de sérieux pour votre client, en l’informant que le temps facturé (en TJM ou horaire) correspond bien au temps que vous avez passé sur sa commande ou son projet.
Un tracker vous permet également de pouvoir passer un temps défini sur une tâche pour mieux gérer votre temps de travail en freelance. Pouvoir calculer le temps passer sur une mission est important, non seulement pour facturer au prix juste mais aussi pour pouvoir déterminer quel tarif horaire vous devrez appliquer pour vos services. Avec l’aide d’un tracker, vous pourrez ajuster au mieux votre TJM ou votre prix horaire. Si par exemple vous êtes graphiste, il est intéressant de connaitre le temps que vous passez sur un logo. Vous pouvez ainsi ajuster le prix d’un service, calculer combien vous pouvez en réaliser en un mois et donc définir quasiment à l’avance votre rémunération mensuel !
En somme, utiliser des outils de gestion pour freelance permet de mieux gérer son activité et d’être plus productif. Des outils de facturation permettent d’ailleurs un gain de temps précieux en automatisant la création de facture et même le suivi des paiements auprès des clients. De plus, avoir une bonne organisation vous permet de travailler dans de meilleures conditions et maximiser vos revenus sur chaque mission et pour l’ensemble de vos prestations.
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