Dans un monde marqué par la pandémie mondiale et une économie française dont la croissance est bien en dessous des espoirs annoncés de Bruno Le Maire et ses 6% de croissance PIB actés pour 2021, on comprend que les entreprises soient frileuses à l’idée d’accélérer leurs recrutements classiques et leurs contrats longue durée (qui comptent pour leur taux de chômage de 8% dans l’Hexagone). Dans ce contexte, de nombreux dirigeants ont procédé au contraire à des plans sociaux et autres PSE pour préserver au maximum la force de travail sans pour autant devoir montrer aux actionnaires des résultats catastrophiques qui casseraient la confiance et le support sur l’innovation pour les prochaines années. La parade facilement trouvée a donc été de penser à l’externalisation de certains postes de dépense très couteux pour recruter en remplacement des professionnels en free-lance, dont le caractère opérationnel est immédiat et le coût infiniment moins élevé.
Les secrétaires indépendantes rapportent gros aux entreprises
Dans ce contexte, les postes les plus souvent visés sont le marketing publicitaire et l’administratif. La tendance d’ailleurs tend à s’inverser, les compétences en marketing digital devenant absolument essentielles pour les entreprises qui ont une vitrine ou une activité numérique. Les secrétaires de direction, secrétaires administratives et autres assistantes administratives sont donc très souvent dans le viseur, les entreprises jugeant souvent que la compétence est opérationnelle, descriptible et donc traduisible dans un cahier des charges qui pourrait être pris en charge par un prestataire de service. Qu’en est-il alors de ce jugement des entreprises sur l’externalisation possible des postes de secrétariat ?
La réponse à cette question varie selon la réalité de la tâche effectuée. Plus qu’une arme opérationnelle essentielle, la secrétaire est dans certaine entreprise un relais humain absolument incontournable pour faire le liant entre les équipes, apporter un support émotionnel indéniable et être l’ancre psychologique des effectifs sous pression. Dans le cas d’une secrétaire motivée, habitée par les valeurs de l’entreprise et qui délivre ses résultats, l’idée de penser à externaliser cette fonction peut donc se révéler être une très mauvaise idée tant au niveau humain que financier (effets ricochets de la motivation des équipes).
En revanche, pour des secrétaires cassées par l’ambiance de l’entreprise ou en sous-performance de longue durée, il peut être très judicieux de penser à cette option qui s’avérera le plupart du temps être la bonne.
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Mais alors quels sont les avantages à recruter une secrétaire indépendante en freelance ?
L’avantage au niveau de la productivité est bien souvent assez immédiat. En effet pour peu qu’elle soit bien sélectionnée sur ses compétences clés, la secrétaire indépendante peut être un atout opérationnel direct dans votre activité. Parmi les avantages que l’on peut lister on nommera par exemple :
- Une personne déjà formée au métier du secrétariat et qui a déjà la connaissance de la plupart des logiciels utiles à la pratique de son art.
- Un gain financier énorme : absence de charges salariales, travail à la prestation (on ne paye que le nombre d’heures de travail effectif), pas de congés payés, pas de frais fixes (bureaux ..), pas de tickets restaurant, pas de forfait mobilité et j’en passe.
- Pas de contrat de travail mais un contrat de prestation, un transfert du droit du travail au droit commercial et une réelle souplesse supplémentaire (pensez donc bien dans ce contexte à exiger des conditions générales de prestation de service et un devis à signer avant de débuter toute externalisation).
- La possibilité de travailler à distance : les secrétaires indépendantes d’aujourd’hui’hui sont hyper connectées et maîtriseront avant vous la plupart des outils à la mode en termes de création graphique, communication, e-mailing, etc.
- Pas de coûts de formation (temps et coût direct).
- Pas de coûts de matériel (Hardware, licences logiciels…)
Au niveau purement financier, les chiffres peuvent paraître surprenants au départ. Il faudra compter environ 35 euros HT pour une heure de travail de la part de ces assistantes administratives de luxe, localisées en France et sous contrat de prestation français. Bien entendu, vous pouvez choisir une solution bon marché, qui prétendra proposer des services similaires sur le monde des « assistantes virtuelles » . Mais ne vous trompez pas de cible. Dans 90% des cas, l’assistante virtuelle est offshore et très portée sur des missions extrêmement simples : impossible donc d’imaginer substituer votre assistante de direction avec une assistante virtuelle.
Comment alors s’assurer d’une bonne délégation des missions aux bonnes secrétaires indépendantes ?
Pour assurer une parfaite délégation à une secrétaire freelance, pensez à effectuer un ordre de mission clair
Idéalement, pour avoir une parfaite délégation, on peut penser à un document en 3 volets qui serait :
- Volet 1 : Les CGS signées
- Volet 2 : Le devis signé
- Volet 3 : l’Odre de mission signé.
Cette ordre de mission devrait par exemple rendre de livrable attendu à la date précisément attendue, les personnes qui peuvent intervenir en soutien si nécessaire, les codes d’accès des logiciels à utiliser, une formation vidéo, la personne qui valide la mission finale, les dates de paiement de la prestation etc.
En ce qui concerne la secrétaire compétente pour votre ordre de mission, il est fortement recommandé de cesser de faire confiance aux sociétés d’intérim et aux jobboard généralistes qui n’attirent pas les bons profils de secrétaires entrepreneures, compétentes et motivées. À contrario, certaines solutions dédiées au secrétariat freelance font état de projets innovants qui permettent aux entreprises qui désirent trouver leur perle rare de sélectionner un profil compétent sur la base d’un ODM posté dans l’espace dédié.
SIO, une plateforme de recherche de secrétaires indépendantes très efficace.
Sur la plateforme de recherche de secrétaires indépendantes SIO, vous pourrez ainsi poster des offres d’emplois en secrétariat, adapté au format free-lance grâce à la définition d’un besoin précis sur lequel la prestataire de service pourra ainsi se positionner.
Si en tant que chef d’entreprise, vous êtes prêt à franchir le pas, la solution SIO saura vous apporter une offre crédible sur des profils sélectionnés sur leur dimension entrepreneuriale et leur passion réelle pour ce métier de secrétaire, dans un profil d’indépendant également voulu pour les raisons qui font que vous les recherchiez. Le gain est mutuel, ce qui rend l’histoire infiniment plus belle.
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