Voyons ensemble comment installer et utiliser Zoom. Vous débutez avec cet outil ? Pas de soucis, il est facile à prendre en main en suivant nos conseils. Nous vous expliquons comment créer ou participer à une réunion et profiter de toutes les fonctionnalités OKLM.
Zoom est l’une des meilleures applications de vidéoconférence. Au service de tous, elle est utilisée par des startups, des agences, des personnes en freelance… Sa version gratuite et son interface assez intuitive contribuent à son succès. Avec malheureusement la pandémie et la crise sanitaire, le télétravail généralisé a aussi fortement contribué à son succès. Elle fait partie des applications les plus téléchargées !
Aujourd’hui, avec de nombreux employés ou freelances en télétravail, beaucoup de réunions se déroulent via le logiciel Zoom. Au delà de son utilisation, il est important de comprendre comment ce logiciel fonctionne pour ne pas faire d’erreur. Arriver dans une réunion avec la caméra branchée sans le vouloir ou le micro non-coupé peut être cocasse dans certaines situations ! Nous vous proposons ici un guide pas à pas, un tutoriel simple, afin que même le plus novice des utilisateurs puisse s’en servir correctement.
Comment participer à une réunion Zoom sans télécharger l’application ?
Pour ceux d’entre vous qui apprennent à utiliser l’application Zoom pour la première fois, nous avons de bonnes nouvelles pour vous. Si vous voulez ou si vous devez rejoindre une réunion Zoom que quelqu’un d’autre a programmée, vous n’avez pas forcement besoin de créer un compte. Et dans certains cas, vous n’avez même pas besoin de télécharger et d’installer un nouveau logiciel. Pour participer à une réunion existante, il vous suffit de disposer du lien vers la réunion, ou d’un identifiant (un code) de réunion.
Vous n’êtes donc pas obligé d’installer Zoom pour participer à une réunion.
Comment rejoindre une réunion avec un lien Zoom, toujours sans installer l’application
Si vous avez le lien, cliquez dessus ou collez-le dans votre navigateur. Vous recevrez une boîte de dialogue vous invitant à ouvrir l’application Zoom. Sur le site web de Zoom, on vous proposera forcement de télécharger l’application. Sachez que ce n’est pas obligatoire. Si vous souhaitez vous connecter sans télécharger, cliquez sur Annuler et cliquez à nouveau sur le bouton Lancer la réunion.
À ce stade, vous verrez une ligne disant « Vous rencontrez des problèmes avec Zoom ? Rejoignez depuis votre navigateur. »
Comment installer Zoom ?
Venons à l’essentiel : Comment installer Zoom ? Vous pouvez choisir de télécharger l’application Zoom, ce qui peut être intéressant si vous prévoyez de l’utiliser plus souvent.
Vous la trouverez sur le Google, Apple Store ou directement sur le site web de Zoom. Une fois que vous avez installé l’appli sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Lancer la réunion. La réunion Zoom s’ouvrira, et vous devrez entrer le nom que vous souhaitez utiliser pour vous inscrire.
Ensuite, cliquez sur Rejoindre l’audio par ordinateur afin d’utiliser votre microphone et d’entendre les autres participants. Attention à bien couper votre musique ou votre série avant de rejoindre une réunion ! Si votre micro est ouvert, tous les participants pourraient entendre ce que vous êtes en train de faire.
Si vous utilisez plusieurs sources audio, telles que des écouteurs Bluetooth, des enceintes ou des haut-parleurs, et que vous souhaitez que le son sorte par ces sources, cliquez plutôt sur Tester le haut-parleur et le microphone. Vous pourrez ensuite choisir la sortie qui convient à votre audio.
Participer à une réunion avec un identifiant
Vous pouvez utiliser l’ID de la réunion pour vous joindre à la réunion, au lieu d’un lien, mais vous devez d’abord télécharger l’application Zoom. Lancez l’application et cliquez sur Joindre une réunion. Ensuite, collez l’ID de la réunion dans le popup, ainsi que votre nom. Les autres étapes sont les mêmes que ci-dessus. Vous pouvez maintenant communiquer à l’intérieur d’une réunion Zoom.
Comment créer une réunion ?
Tout comme la section précédente, il existe plusieurs méthodes pour créer une nouvelle réunion sur Zoom, toutes nécessitent l’ouverture d’un compte. Cependant, comme mentionné, le compte gratuit est généralement adapté à la plupart des personnes. Avec lui, vous pouvez organiser autant de réunions individuelles que vous le souhaitez et accueillir jusqu’à 100 personnes. Il est important de mentionner, cependant, qu’une réunion de groupe (tout ce qui dépasse deux personnes) est limitée à 40 minutes. C’est pourquoi, si vous prévoyez d’accueillir surtout des réunions d’équipe, il vaut mieux passer au niveau Pro.
La première méthode pour créer une nouvelle réunion est de commencer la réunion et de demander aux gens de s’y joindre. Cette méthode est la meilleure pour les réunions plus impromptues. Commencez par lancer l’application Zoom et cliquez sur Nouvelle réunion. Ensuite, connectez-vous comme d’habitude. Dans la liste des participants, il y a un bouton pour inviter d’autres personnes, que vous pouvez sélectionner parmi vos contacts, en leur envoyant un lien par e-mail, ou en copiant le lien et en l’envoyant à vos participants via d’autres applications (comme Slack).
Planifier une réunion Zoom
L’autre possibilité est de programmer une réunion pour un temps déterminé à l’ avance et d’envoyer l’invitation à vos participants. Vous pouvez cliquer sur « Programmer » dans l’application de bureau, ou vous connecter au site web de Zoom et cliquer sur l’onglet « Réunions » à gauche de la page, suivi de « Programmer une réunion ». Les deux méthodes vous offrent à peu près les mêmes options. Ces options comprennent des paramètres à remplir : nom, description, heure et date en fonction de votre fuseau horaire (ou d’un autre fuseau, si vous le souhaitez), et la durée. Vous trouverez ci-dessous quelques fonctions plus avancées.
Premièrement, vous avez la possibilité d’en faire une réunion récurrente. Ainsi, si elle se répète une fois par semaine pour le mois suivant, par exemple, chacune de ces réunions aura le même lien. Ensuite, vous pouvez choisir d’utiliser le code d’accès généré automatiquement ou d’en créer un nouveau. Les comptes gratuits ne permettent pas d’organiser des réunions sans code d’accès. La Salle d’attente est une autre caractéristique intéressante à connaître. Si vous l’activez, vous devrez autoriser manuellement l’admission des participants. Cela signifie que vous pouvez vous assurer que vous êtes prêt à commencer et ensuite admettre des personnes, ou admettre les orateurs en premier, par exemple.
Une fois que vous avez cliqué sur Sauvegarder, la réunion apparaît dans votre programme. Vous pouvez inviter des personnes en copiant le lien ou en copiant l’ensemble de l’invitation, qui comprend l’ID de la réunion, l’heure et la date, et le code d’accès.
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Conseils et astuces pour une utilisation plus poussée
Après avoir appris les bases, il est temps pour vous de devenir vraiment un expert en comprenant toutes les caractéristiques supplémentaires qui peuvent faire passer une réunion au niveau supérieur.
Comment partager son écran sur Zoom ?
Tout d’abord, il y a la possibilité de partager votre écran, qui est l’outil de collaboration ultime. Vous trouverez ce bouton en bas de la réunion Zoom, et vous pourrez choisir l’écran à partager. Vous pouvez aussi partager l’audio, et autoriser le partage à plus d’un participant.
Comment enregistrer une réunion sur Zoom ?
Ensuite, vous avez la possibilité d’enregistrer votre réunion, qui se trouve également en bas de la fenêtre Zoom. C’est très pratique si vous souhaitez envoyer une formation à des personnes qui n’ont pas pu y assister. N’oubliez pas d’informer vos participants que vous allez enregistrer.
Il y a également la fonctionnalité discussion, où vous pouvez envoyer des messages privés ou des conversations de groupe. Vous pouvez même partager des fichiers. N’oubliez pas de désactiver votre micro lorsque vous ne parlez pas, pour éviter les bruits de fond. Vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton du microphone en bas à gauche de l’écran.
Pour ceux qui utilisent Zoom depuis chez eux, vous pouvez choisir d’utiliser un Arrière-plan Virtuel. Cela vous permet d’éviter de révéler une trop grande partie de votre vie personnelle. Vous trouverez ce bouton dans le menu à côté de « Arrêter la Vidéo ». Gardez à l’esprit que cela ne fonctionne qu’avec les ordinateurs les plus récents.
Comment mettre un arrière plan ?
Comment relier à Google Agenda ?
Une autre fonction de ZOOM très utile et gratuite vous permet de l’intégrer à votre Google Agenda. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez créer un événement sur votre agenda et choisir Zoom comme option de vidéoconférence.
Il génère automatiquement une réunion programmée à l’heure et à la date indiquée, un code d’accès et une invitation. Ainsi, une fois que vous aurez ajouté des personnes à cet événement, elles recevront tous les détails.
Après avoir appris toutes ces astuces, assurez-vous d’apprendre aussi comment résoudre les problèmes courants sur les appels Zoom.
Comment utiliser Zoom sur son téléphone
Zoom n’est pas seulement destiné à votre ordinateur de bureau ; il fonctionne aussi parfaitement sur les mobiles, avec une interface facile à utiliser.
Installer Zoom sur mobile, c’est très simple, il suffit de télécharger l’application. Vous pouvez alors participer à une réunion ou vous connecter. Dans votre écran d’accueil, une fois connecté, vous verrez toutes vos réunions à venir, et vous pourrez commencer une réu, en rejoindre une ou partager un écran. Vous pouvez également ajouter des personnes à vos contacts Zoom directement depuis votre téléphone. Dans une réunion, les fonctionnalités sont assez similaires à celles de la version de bureau. Quelques options vous permettent de changer de caméra, d’ajouter des sons pour les personnes qui se joignent à la réunion ou qui la quittent, et de vous mettre en sourdine à l’entrée.
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N’ayez pas peur d’expérimenter
En plus de savoir Comment installer Zoom, vous savez désormais très bien l’utiliser ! Zoom a encore plus d’options à explorer, et il s’améliore à chaque nouvelle mise à jour du logiciel. Une fois que vous avez compris les bases, vous pouvez simplement ouvrir des réunions pour vous-même et expérimenter toutes les fonctionnalités. Vous trouverez peut-être quelque chose qui correspond exactement à ce dont vous avez besoin pour mener des réunions professionnelles parfaites !
Développeur web. Expert en nouvelles technologies et en informatique depuis plus de 15 ans. Geek assumé, passionné de gaming (FPS, Call of Duty). Connecté sur Twitch et les réseaux sociaux, en mode Viewer !
Très bien